Se você já se perguntou como uma empresa prova que determinada transação aconteceu de verdade, a resposta está nos documentos comprobatórios contábeis. Eles são a espinha dorsal da contabilidade, porque é com base neles que tudo é registrado, conferido e validado. Sem esses documentos, não tem como fazer balanço patrimonial, DRE, nem justificar despesas diante do fisco. E mais: se uma empresa for auditada e não tiver documentos para sustentar suas movimentações, pode acabar em sérios problemas com a Receita Federal.
Neste artigo, vamos mostrar de forma clara, objetiva e bem acessível quais são os principais documentos comprobatórios contábeis, como usá-los, quais não podem faltar de jeito nenhum e até dar alguns exemplos do dia a dia que ajudam a entender melhor o assunto. Bora lá?
O Que São Documentos Comprobatórios Contábeis?
Documentos comprobatórios contábeis são todos os registros físicos ou digitais que servem de prova para justificar uma operação financeira, econômica ou patrimonial. Eles são a base de qualquer lançamento contábil, porque mostram que aquela movimentação aconteceu de verdade e tem fundamento legal e fiscal.
Toda empresa, independente do tamanho, precisa manter esses documentos organizados e disponíveis para análise da contabilidade, da fiscalização ou auditoria, caso necessário.
Para Que Servem os Documentos Comprobatórios?
A principal função é garantir a transparência e legalidade dos registros contábeis, mas eles também são usados para:
- Provar a origem de despesas e receitas
- Comprovar a posse de bens ou direitos
- Justificar o pagamento de tributos
- Validar movimentações bancárias
- Sustentar a elaboração de demonstrações contábeis
- Cumprir exigências legais e fiscais
Em outras palavras, sem eles, os números não têm validade. É o famoso “sem documento, sem lançamento”.
Quais São os Principais Documentos Comprobatórios Contábeis?
A seguir, uma lista com os documentos mais comuns e obrigatórios que servem de base para a contabilidade empresarial.
1. Nota Fiscal
Talvez o mais conhecido de todos. A nota fiscal comprova a venda de um produto ou serviço, e pode ser:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): usada para venda de mercadorias
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): usada por prestadores de serviços
- Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e): usada no varejo
- Nota Fiscal Avulsa: emitida por autônomos ou quem não tem sistema próprio
Essas notas comprovam receitas, entradas de mercadoria e também pagamentos de tributos como ICMS e ISS.
2. Recibos
O recibo é um documento simples, mas muito importante. Ele comprova que um pagamento foi feito. Pode ser emitido por prestadores de serviços autônomos, locadores de imóveis, entre outros. Exemplos:
- Recibo de pagamento de aluguel
- Recibo de honorários
- Recibo de reembolso
Recibos devem conter valor, data, nome de quem pagou e de quem recebeu, além da descrição da operação.
3. Comprovante de Transferência Bancária (TED ou PIX)
Atualmente, os comprovantes de pagamento eletrônico também têm validade contábil. Sempre que uma empresa faz um pagamento via PIX, TED ou DOC, é fundamental guardar esse comprovante, principalmente quando o pagamento é feito sem nota fiscal.
Esses documentos ajudam a validar despesas e são importantes para conciliação bancária.
4. Faturas
A fatura é um documento que geralmente acompanha a nota fiscal e detalha os valores de um serviço prestado ou produto vendido. É bastante comum em negociações B2B (entre empresas).
Apesar de não ter valor fiscal isoladamente, ela complementa os dados da nota fiscal e pode ser exigida pela contabilidade.
5. Boletos Bancários
Os boletos pagos também servem como documento de comprovação, principalmente quando acompanhados de recibo ou nota. Eles mostram que um valor foi efetivamente quitado e para quem foi o pagamento.
Só o boleto em aberto ou sem confirmação de pagamento não serve como documento comprobatório.
6. Contratos
Os contratos firmados entre as partes (compra e venda, prestação de serviços, aluguel, sociedade etc.) são documentos comprobatórios importantes. Eles mostram o vínculo legal entre as partes e servem de base para os lançamentos futuros.
Vale lembrar que o contrato, sozinho, não gera lançamento contábil, mas ele fundamenta os eventos decorrentes (como pagamentos, recebimentos, obrigações).
7. Guias de Recolhimento de Tributos
Outro documento essencial. As guias mostram que a empresa está pagando seus tributos corretamente. Entre as mais usadas estão:
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
- DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)
- GPS (Guia da Previdência Social)
- GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais)
Essas guias comprovam o pagamento de impostos e contribuições, e são obrigatórias para a escrituração contábil.
8. Folha de Pagamento e Contracheques
Quando se fala em despesas com pessoal, o que comprova os gastos são:
- A folha de pagamento
- Os contracheques dos colaboradores
- Os recolhimentos de INSS e FGTS
- Os recibos de férias, rescisão, 13º etc.
Esses documentos devem estar sempre disponíveis, porque representam boa parte dos gastos da empresa.
9. Extratos Bancários
O extrato da conta bancária serve para conferir todas as movimentações financeiras. A contabilidade usa esses extratos para fazer conciliação e validar entradas e saídas. Também servem para cruzamento com comprovantes de pagamento.
É fundamental guardar os extratos de todas as contas jurídicas da empresa, inclusive de contas de investimento, se houver.
10. Relatórios de Cartões de Crédito e Débito
Empresas que recebem via maquininha de cartão devem manter os relatórios detalhados das vendas, com taxas cobradas e valores recebidos. Eles servem para:
- Validar as receitas com cartões
- Identificar o valor líquido recebido
- Justificar taxas pagas às operadoras
Esses documentos são úteis tanto para o financeiro quanto para a contabilidade.
Como Organizar os Documentos Comprobatórios
Manter esses documentos jogados em uma gaveta ou em várias pastas digitais desorganizadas pode ser uma dor de cabeça. Veja algumas dicas para facilitar:
- Crie pastas por mês e tipo de documento (fiscal, bancário, pessoal etc.)
- Utilize softwares de gestão ou ERPs para armazenar digitalmente com segurança
- Digitalize todos os papéis e salve com nomes claros
- Guarde os documentos por no mínimo 5 anos, como manda a legislação
- Tenha um contador para ajudar a revisar e validar os arquivos
Organização faz toda diferença quando chega uma fiscalização ou auditoria.
Documentos que Não São Válidos Sozinhos
Nem todo papel tem validade contábil. Alguns documentos precisam estar acompanhados de outros para se tornarem comprobatórios de fato. Exemplo:
- Boleto pago sem nota fiscal
- Comprovante de PIX sem identificação do motivo
- Recibo de aluguel sem contrato vigente
Por isso, a regra de ouro é: todo documento deve estar ligado a uma operação real e registrada corretamente.
Qual a Diferença entre Documentação Fiscal e Contábil?
Embora estejam relacionadas, elas têm finalidades diferentes:
- Documentos fiscais têm foco no recolhimento de tributos e são exigidos pelo governo (notas, guias, declarações)
- Documentos contábeis são usados na escrituração dos livros e elaboração das demonstrações
Na prática, muitos documentos são fiscais e contábeis ao mesmo tempo, como uma NF-e ou um DARF pago.
Os documentos comprobatórios contábeis são a base de tudo que acontece dentro da contabilidade. São eles que “dão vida” aos números e garantem que a empresa esteja dentro da lei. Seja uma nota fiscal, um recibo, um contrato, ou um extrato bancário, todos esses papéis contam uma história real da empresa.
E se tem uma dica valiosa pra guardar é essa: nunca jogue fora um documento antes de ter certeza que ele foi registrado e arquivado corretamente. Isso evita dores de cabeça no futuro, com multas, glosas fiscais ou problemas judiciais.
Manter a documentação organizada e acessível é também um sinal de profissionalismo e zelo com o negócio. Então agora que você sabe quais são os principais documentos comprobatórios contábeis, já pode dar um passo mais seguro na gestão da sua empresa.